Leidraad Inkoop: van bestellen naar inkopen

23 oktober 2017
Interview

Leidraad Inkoop: van bestellen naar inkopen

Met een goed inkoopbeleid zet een woningcorporatie leveranciers bewust in bij het behalen van haar bedrijfsdoelen, bijvoorbeeld rond duurzaamheid. Dat leidt onder meer tot kostenbesparing. ‘Inkopen is dus heel iets anders dan bestellen’, zegt Fred Schmal, senioradviseur Inkoop bij Woonbedrijf in Eindhoven. Hij is een van de inkoopprofessionals die meewerkte aan de nieuwe Leidraad Inkoop, een handreiking om te komen tot inkoopbeleid van Aedes.

Hoe is de inkoop bij Woonbedrijf geregeld?
‘Wij hebben een centrale inkoopafdeling van vijf medewerkers die alle vastgoedgerelateerde inkoop structureren. Ons team ondersteunt en adviseert de gebiedsbeheerders, projectbegeleiders en andere medewerkers van Woonbedrijf bij de inkoop van diensten en goederen voor bijvoorbeeld nieuwbouw, renovatie, onderhoud en duurzaamheidsmaatregelen. Daarbij gaat het om vragen als: Waarom kopen we iets in? Wat kopen we in? Voor welke leverancier kiezen we en waarom? Hoe ziet het inkoopcontract eruit?’

Wat is het belang van een gestructureerd inkoopbeleid voor een corporatie?
‘Het inkoopbeleid is een belangrijk middel om de doelen van een corporatie te bereiken. Zo’n 70 procent van de uitgaven van corporaties bestaat uit inkoop. Een effectieve en goed presterende corporatie moet er dus voor zorgen dat de prestaties van de leveranciers en producenten zo goed mogelijk zijn. Dat vergroot de kwaliteit van het vastgoed en daar hebben ook de huurders profijt van. Bovendien is het kostenbesparend. Een corporatie kan haar doelen niet alleen bereiken. Kijk naar duurzaamheid. Daar zitten zoveel facetten aan: nieuwe wetten en regels, nieuwe technieken. Al die kennis zit in de markt en bij de inkoop van goederen en diensten krijg je die er gratis bij. Maar dan moet de corporatie wel goed weten wat ze wil. Welke verantwoordelijkheden leg je neer bij de markt? Wil je een betaalde proeftuin zijn voor nieuwe duurzaamheidstechnieken of deel je de risico’s samen? Inkoopsamenwerking en professioneel opdrachtgeverschap zijn daarom niet van elkaar te onderscheiden. Doe je dat wel, ben je aan het bestellen en dat is geen inkopen.’
 
Wat is uw advies aan corporaties met geen of weinig ervaring met het opstellen van inkoopbeleid?
‘Inkopen gebeurt altijd. Maar zonder gestructureerd beleid zit die activiteit verstopt in allerlei functies. Bij de gebiedsbeheerder of een manager. Dan zijn het deeltaken die vaak op een te laat moment of alleen uitvoerend worden gedaan. Een corporatie die het inkoopbeleid gaat vormgeven, kan beginnen met die medewerkers bij elkaar te brengen. De nieuwe Leidraad Inkoop geeft veel praktische informatie hoe inkoop in de organisatie is te ontwikkelen. Ik raad corporaties dan ook aan om daar gebruik van te maken.’

Adviseert uw inkoopteam ook medewerkers bij niet-vastgoedgerelateerde inkoop?
‘In algemene zin wel. Een bewust beleid is net zo belangrijk bij de inkoop van goederen voor bijvoorbeeld ICT, catering of van diensten door bijvoorbeeld externe adviseurs. Ook dat moet allemaal gestructureerd gebeuren. De leidraad is ook daar goed voor te gebruiken.’

Leidraad Inkoop
De nieuwe Leidraad Inkoop, een handreiking om te komen tot inkoopbeleid is in opdracht van Aedes geschreven door InkoopTarget en Brink. Inkoopprofessionals van verschillende corporaties werkten mee aan de brochure. De leidraad is zowel bedoeld voor corporaties met geen of weinig ervaring met inkoopbeleid, als voor corporaties die wel al een eigen inkoopbeleid hebben.
 

Dit artikel verscheen ook op de website van Aedes https://www.aedes.nl. Hier is de Leidraad Inkoop te downloaden. Aedes is de branchevereniging van woningcorporaties in Nederland.

Reactie toevoegen