Kosten besparen door slim samenwerken

11 oktober 2017
Samenspel

Kosten besparen door slim samenwerken

Bij Woonbedrijf beslaat de vastgoed-gerelateerde inkoop, inclusief nieuwbouw, een bedrag van ongeveer honderd miljoen euro op jaarbasis. Als het gaat over het betaalbaar houden van wonen, is inkoop natuurlijk een gebied bij uitstek waar je zorgvuldig dient te kijken naar kosten en baten. Daisy Oliemeulen, manager Portfolio en Inkoop bij Woonbedrijf, vertelt over hoe haar team inzet op een gezonde balans van betaalbaarheid, kwaliteit en klantwaardering.

Daisy Oliemeulen

Oliemeulen: “Ik neem sinds 1 juni het stokje over van Stan van den Thillart, die er met enthousiasme voor heeft gekozen een andere rol binnen onze organisatie te gaan vervullen. De basis die hij de afgelopen jaren met het team heeft gelegd, gaan wij verder uitbouwen. Wij houden ons bezig met alle inkoop die te maken heeft met interventies in ons vastgoed. Dus van sloop tot nieuwbouw en ook renovatie, het planmatig en dagelijks onderhoud. Dat laatste voeren we vooral uit met onze Bouwservice. Een bewuste keuze, de medewerkers komen bij onze klanten achter de voordeur. Daar willen we maximale service leveren, de kortst mogelijke doorlooptijd en ook leren van de feedback die we krijgen. Zo kunnen we het onderhoud naar de toekomst verder verbeteren, evenals de onderliggende financiën.”

Anders inkopen
Er is een behoorlijke verschuiving gaande binnen de vastgoedgerelateerde inkoop. Traditioneel kregen aannemende partijen een bestek en brachten daarop een aanbieding uit. Oliemeulen: “De traditionele manier van werken leidt vooral tot een selectie op prijs. Goed voor de betaalbaarheid zul je misschien zeggen, maar dat zie ik anders. In die redenatie loop je het risico om kwaliteit (zeker over de lange termijn) en klantwaardering buiten beschouwing te laten. Die drie elementen moeten goed in balans zijn. Bovendien heb je als opdrachtgever niet alle technische kennis in huis. Een woning energieneutraal maken bijvoorbeeld, is een complex samenspel van elementen zoals installatie, zonnepanelen, isolatie, schil, materialen en dakbedekking. Op dit gebied wil je juist de goede ideeën en innovaties uit de markt halen. Dus vragen wij veelal om een oplossing, die een aannemende partij naar eigen inzicht kan ontwerpen en aanbieden. Vaak ook geven we het budget vooraf mee, waarbij we gunnen op de kwaliteits- en duurzaamheidsaspecten van het plan. Dat leidt tot vele innovatievere plannen en kostenbesparing voor ons op lange termijn en voor de huurders in de woonlasten.”   

Slim samenwerken
Oliemeulen: “Je kunt je voorstellen, dat bij deze manier van werken partnerschap cruciaal is. Wij werken met sterke, veelal vaste partners. Die komen allemaal uit de regio. Dat draagt bij aan duurzaamheid, kosten-besparing en kwaliteit van dienstverlening. Een goed voorbeeld is het schilderwerk dat we nu op een bijzondere manier aan het aanbesteden zijn. We geven jaarlijks ca. vijf miljoen euro uit aan schilderwerk. In de selectie hebben we het aantal schildersbedrijven teruggebracht naar vijf. Doordat we een groter volume kunnen garanderen per partij willen we een belangrijke klant zijn voor onze leverancier. Dat komt de kwaliteit en snelheid van dienstverlening ten goede. Bovendien sturen we met elkaar aan op slim samenwerken. De schildersbedrijven komen hier wekelijks bij elkaar om te bespreken hoe ze de klussen verdelen en aanpakken. Daarbij delen ze veel kennis en creëren als het ware samen het beste antwoord op onze vraag. Ook kijken zij naar het slim uitwisselen van instrumenten zoals IT-systemen of het uitvoeren van een gezamenlijke meerjaren onderhoudsprognose. Hierdoor is het mogelijk om op kosten te besparen zonder dat het ten koste hoeft te gaan van de marge. Puur door met elkaar slimmer en efficiënter werken. En dat komt weer ten goede aan de betaalbaarheid.”
 
Klantwaardering
Oliemeulen: “Uiteindelijk moeten de inspanningen, van het inkoopteam en van Woonbedrijf als geheel, zich terugvertalen naar klantwaardering. Als we betaalbaar en kwalitatief hoogwaardig bezig zijn, maar onze huurder vindt het niks, dan schieten we nog ons doel voorbij. Door partnerschap te zoeken met onze leveranciers sturen we veel beter op klantwaardering. Immers als we continuïteit in het werk garanderen, zal deze zich veel meer verantwoordelijk voelen. Het moet een beetje ‘hun wijk, hun woning en hun klant’ worden. Sceptici zullen wellicht zeggen dat als je klantwaardering wilt verhogen, dat je dan je portemonnee moet trekken. Ik vind dat een misvatting. Hoe beter je luistert naar wat de klant wil, hoe gerichter je hem kunt helpen, dat betekent ook dat je je middelen en energie slimmer inzet. Bovendien leidt ook een constante kwaliteit tot een betere betaalbaarheid, omdat je veel minder ad hoc hoeft in te grijpen, wat veel duurder is, dan gepland onderhoud.”

Eigenaarschap
“De komende tijd besteden we met het inkoopteam veel aandacht aan het bevorderen van eigenaarschap bij onze leveranciers. Zelf hebben we ook stappen in te zetten in het ontwikkelen van goed opdrachtgeverschap. Want: hoe doe je dat precies? Hoe maak je de relatie belangrijk? Hoe stuur je op zachte waarden? Hoe breng je goed over wat je verwacht van een samenwerking? Dit doen we niet alleen, maar ook in samenwerking met de TU/e, adviseurs en leveranciers. Wat ik in ieder geval merk in deze verkenningen, is dat er heel veel energie en enthousiasme is bij alle partijen en dat het echt tot stand komt!”

 

En wat vindt hij?

Peter van Gisbergen, bouwer en ontwikkelaar:
“De nieuwe werkwijze van Woonbedrijf vind ik waardevol. Traditioneel lag de aandacht in de bouw enkel op de prijs. Door onder andere duurzame gunningscriteria op te nemen in de uitvraag, ben je gedwongen om anders na te denken en creatieve oplossingen neer te zetten. Bovendien is er veel meer ruimte voor de kennis van de aannemende partijen. Vanuit de praktijk weten wij natuurlijk heel veel. Van die kennis wil je als opdrachtgever gebruikmaken om efficient, betaalbaar en duurzaam te bouwen. Zo gaan wij ook om met onze onderaannemers. Die hebben specialistische kennis over installaties, isolatie en noem maar op. Dat nemen we mee in ons aanbod. Woonbedrijf loopt voorop als het gaat om nieuwe samenwerking en ik hoop dat deze manier van werken standaard wordt in de bouw.” 

Reactie toevoegen